OA之“文件管理体系”

文件管理是单位的文件仓库，用于分类存储流转结束的文件和各种日常文件，并可按权限进行查找利用。系统管理员可根据本单位实际需要，创建“文件库”和“文件夹”，并设置文件库和文件夹的访问权限。

一、文件库和文件夹

文件管理体系由文件库、文件夹和文件三级组成。使用单位可以根据实际需要设置文件库，文件库有两种类型：“归档库”和“可编辑库”；归档库用于保存流转结束的文档，其中的文件不能修改；可编辑库用于存储日常文件，文件可以修改。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。

文件库可以设置访问权限，归档库有两种权限：管理者和读者，可编辑库有四种权限：管理者、编辑者、作者和读者，文件库的权限向下递延到文件夹。文件夹也可以设置访问权限，文件夹的权限向下递延到下级文件夹。文件夹中的文件受文件夹的权限控制。

权限尽量在上级设置，例如：一个文件库中所以文件夹的读者都相同，就可在文件库中设置读者；如果有不同，就只能在各个文件夹中分别设置，或者在文件库中设置共同的读者，文件夹中再设置不同的部分。

二、创建文件库

文件库由系统管理员在“文件管理”模块中创建，文件库分为两种类型“归档库”和“可编辑库”，创建后类型不能改变。系统管理员还需设置文件库的管理者。

文件库的其它权限，以及文件库中的文件夹，都只能由文件库的管理者设置，系统管理员无权设置（除非他将自己也设为文件库的管理者）。

文件库设置页面中字段说明：
字段	说明
标题	文件库名称
类型	类型有两种：“归档库”和“可编辑库”。归档库用于保存流转结束的文档，其中的文件不能修改；可编辑库用于存储日常文件，文件可以修改。
序号	用于文件库在“文件管理树”中的排序，序号小的排上面。
管理者	文件库的管理者由系统管理员设定，文件库中的其它权限则由文件库管理者设定。文件库管理者可以在文件库中创建文件夹，并指定文件夹的权限。管理者权限可以删除文件和文件夹，并具有其它权限所具有的全部能力。
编辑者	文件库的编辑者在库中所有文件夹同时具有编辑者权限。编辑者权限可以新建文件和编辑文件，同时具有读者所具有的权限。
作者	文件库的作者在库中所有文件夹同时具有作者权限。作者权限可以新建文件，但不能修改文件。一般不会用到这种权限。
读者	文件库的读者在库中所有文件夹同时具有读者权限。读者权限可以查找文件和打开文件。

三、创建文件夹

文件夹由文件库管理者或上级文件夹的管理者创建，文件夹中设置的权限将递延到下级文件夹。

文件夹设置页面中字段说明：
字段	说明
标题	文件夹名称
序号	用于在同级文件夹中的排序，序号小的排上面。
管理者	管理者由文件库或上级文件夹的管理者设定，管理者可以设定本文件夹的其它权限，可以创建子文件夹。管理者权限可以删除文件和子文件夹，并具有其它权限所具有的全部能力。
编辑者	编辑者权限可以新建文件和编辑文件，同时具有读者所具有的权限。
作者	作者权限可以新建文件，但不能修改文件。一般不会用到这种权限。
读者	读者权限可以查找文件和打开文件。

四、文件访问和查找

点击主菜单中【文件管理】，就可进入文件管理模块，左边的导航区是“文件管理树”，显示您具有访问权限的文件库和文件夹。点击文件库或非末级文件夹时，视图中列出的是下级文件夹。点击末级文件夹时，视图中列出的是文件夹中的文件，点击视图中某一条将打开相应的文件。

文件管理中每一级视图上都有【查找】按钮，点击按钮会弹出查找窗口，可以通过设定其中的一些字段进行组合查找。查找的范围是这一级下面的所有文件。

点击主菜单中【文件查找】，可进入一个全局性的文件搜索和查找页面，可以搜索和查找您有访问权限的所有文件，包括还在流转中的文件。

结语：钛生智能办公系统提供了一套完整的文件管理框架，使用单位可根据自己的实际需要规划和构建自己的文件管理体系。