OA之“流程定制”

流程是一类工作的处理规则，例如发文处理、收文处理、工作请示、采购申请、出差申请等等。一个流程绑定一个表单，用于创建工作文档；一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限处理文档。

钛生智能办公系统中，系统管理员可在“流程定制”模块中定制本单位的各种流程；还可设置部门管理员，部门管理员可定制和维护本部门负责的流程。可视化的流程定制环境，通过“拖” “拉”形成流程图，双击流程图中的元素，在弹出窗口中设置信息，这样就可完成任何复杂流程的定制。

一、可视化的流程定制界面

流程定制过程：新建 -> 设置流程基本属性 -> 先“拖”出所有环节（块）-> 从环节“拉”出需要的流向（线），这就有了流程图 -> “点击”流程图中的块，就会弹出环节信息窗口 -> 完成所有环节设置后，就可以启用流程了。

1、新建

点击【新建】按钮，弹出“流程基本信息”页面，输入和选择页面中的信息后，按【确定】，进入流程画面。

2、“拖”出环节

从流程画面左侧的“环节样本”中，拖出所需的环节，拖到适当的位置后释放。“开始”只能有一个，“结束”也只能有一个，“中间环节”（空白矩形）根据需要可以任意多个。已拖出的环节在画面上还可拖动，或改变方块的大小。

3、“拉”出流向

光标移到一个环节上（这时环节上会显示8个小圆点），从任一圆点可拉出一条带箭头的线，拉到下一个环节的任一圆点，这就完成了一个流向。移动流向与环节的连接线段，还可以改变连接点。

通过2和3的操作，就可以在画面上得到完整的流程图。利用“图形对齐”、“匹配大小”和“图形分布”等操作，可使流程图整齐美观。操作时，先按住Ctrl键，鼠标选中多个·环节，然后到菜单中选择相应的操作。

4、定义环节信息等

双击一个环节，会弹出“环节信息”窗口，窗口中的选项用于定义该环节的办理人、办理权限和办理方式等。

5、启用流程

流程启用时，会自动进行完整性校验，启用后就可以在工作流转中使用了。要修改流程，需要先停用流程，停用和修改流程不会影响已在流转的工作。

二、流程的基本信息

新建流程时会弹出“流程基本信息”页面，已有的流程在画面中双击空白处，也会弹出“流程基本信息”页面，该页面用于设置一个流程的基本信息。

流程名称：必须的。

所属类别：输入或选择一个已有的类别，这样就可以对本单位所有流程进行一个分类。必须的。

表单绑定：流程所使用的表单，从已定制并启用的表单中选择一个。必须的。

设为自由流程：流程分两种：“一般流程”和“自由流程”；自由流程是一种特殊流程，具有很大的灵活性，开始之后，它可以在各个环节自由流转，定制时无须设置中间流向。这里决定该流程属于哪一种。

流程管理者：流程管理者可以在“流转监控”中查看该流程正在流转的工作，并可进行一定的干预（催办、特送、解锁、删除等）。

流程使用人：使用人可以使用该流程新建流转工作。必须，没有使用人流程就没有任何意义。

填写传阅意见字段：用于流转中“传阅” 时，填写传阅人的意见。如果这里没设置，传阅人的意见只能在“意见汇总”。非必须。

填写领导传阅意见字段：如果设置了该字段，单位领导的传阅意见会按领导排序填入到该字段。单位领导用数据字典（编号99）定义，字典项为领导姓名，从上到下为领导顺序。

自动生成标题：可设置由表单字段（或表单字段与文本的组合）自动生成流转工作的标题。新建工作提交时，根据相应字段的内容产生工作标题。非必须。

归档文件夹：工作流转结束时，归档到文件库中的哪个文件夹。也可选择“流转结束时指定”，由最后一个办理人去确定。或选择“不归档”，流转结束直接删除。

流程结束通知：可根据需要设置，流转结束时会发短信通知相关人员。

流程说明：这里输入的说明信息，可在流转工作中点击按钮查看。

三、环节信息

双击流程图中的一个环节，会弹出“环节信息”窗口。环节信息窗口有三个标签页，基本信息、办理权限和高级选项，页面中的选项用来定义一个环节的办理人、办理权限和办理方式等。

1、基本信息

基本信息一览表
环节名称	环节名称。必须。
办理人	可以设置具体的办理人，也可以选择“由上环节指定”（上环节提交时，会弹出“组织机构”，让其指定下环节的办理人），还可以选择“由创建人办理”。
由创建人所在部门的人员办理	这是一个对前面设置的办理人的补充选项，勾选该项，流转时会自动提交到办理人中与创建人同部门的人员。
选择具体办理人	这也是一个对办理人的补充选项，勾选该项，该环节的上一个环节提交时，如果计算出有多个办理人，就会弹出窗口，让其选择具体的办理人。
需全部办理人共同办理，或只需其中一办理人办理	如果选择“只需其中一办理人办理“，该环节有多个办理人时，其中一人“签收”了工作，就由其办理，其他办理人无需办理。 “需全部办理人共同办理”就是所有办理人都要办理。
将办理意见填写到表单字段中	可以选择一个表单字段（多行文本），该环节的办理人填写的意见会自动填写到该字段。（填写的意见都会进入意见汇总，如果这里没有指定字段，意见只能在意见汇总中查看。）
将办理人信息填写到表单字段中	非必须。可以选择表单字段，自动填写该环节办理人的部门、姓名、办理时间。
新工作到达时短信提醒	勾选该项，新工作到达时会发送短信提醒，短信中包含链接，可以直接打开工作进行办理。

2、办理权限

办理权限一览表
允许查看意见汇总	办理人可以查看意见汇总
允许打印	办理人可以打印表单
允许跟踪后续办理过程	办理人可以在“后续跟踪”视图中，查看工作的后续办理情况。
允许传阅	办理人具有【传阅】按钮，可将工作发送给相关人员传阅。
允许退回	办理人具有【退回】按钮，可将工作退回。退回时，可以选择“退回到上一环节”或“退回到创建人”。
退回上一环节	“允许退回” 的补充选项。“退回”操作时无需再选择，直接退回到上一环节。
退回后意见重填	勾选该项后，退回时，上环节意见变为未生效意见，重新填写的意见将取代原来的意见，本环节没有意见（即使填写了意见也不会加入）。这是另一种处理方式，默认方式是：不会取消已经生效的意见，并且本环节的意见也会加入。
允许加签	办理人具有【加签】按钮，通过加签操作，可以为本环节增加办理人。加签操作有三种，前加签：新增办理人先办理，然后再回到自己；后加签：表示自己已办理完，由新增办理人再办理；并加签：新增办理人和自己同时办理。
允许编辑附件	可以增加附件和删除附件（只能删除本人在本环节上传的附件）。
允许编辑表单	可以编辑表单，可编辑的表单字段在下面选择，没有选上的字段还是无法编辑。
可编辑字段	可以编辑表单时，选择本环节可以编辑的表单字段。
必填的字段	选择本环节必须填写的表单字段，表单中会以背景颜色表示，提交时会进行验证。
收文登记	办理人具有【收文登记】按钮，可以进行收文登记操作。（办理人还必须是“收发文登记”模块中收文登记的管理员，否则按钮不会出现。）
发文登记	办理人具有【发文登记】按钮，可以进行发文登记操作。（办理人还必须是“收发文登记”模块中发文登记的管理员，否则按钮不会出现。）

3、高级选项

高级选项一览表
上环节只能指定一个办理人	这是“办理人由上环节指定” 的补充选项。在基本信息中勾选了办理人“由上环节指定”，这里勾选该项将限制只能指定一个办理人。
同时可选择传阅人	这也是“办理人由上环节指定” 的补充选项。这里勾选“同时可选择传阅人”，上环节提交时，会弹出“选择办理人和传阅人”窗口，选择下一环节的办理人，同时可选择要传阅的人员。
提交时选择是否增加办理人	勾选该项，提交时会弹出“提交方式”窗口，让其选择“办理完成” 或 “继续办理“；如果选择”办理完成“就直接提交，如果选择”继续办理“，则会弹出组织机构，选择为本环节增加新的办理人。（该功能等同于”后加签“）。
办理人由表单字段的值确定	如果“基本信息”中已设置办理人，这里就不能选择了。如果在“基本信息”中未设置办理人，可在此选择设置一个表单字段（只能是“组织机构”类型的字段），用于指定本环节的办理人。一般用于流程中，让前面环节的办理人，根据实际工作需要，在表单中指定后面环节的办理人。
提交下一环节时传阅人字段	这里可以设置多个表单字段（“组织机构”类型的字段），提交时，会按这些表单字段中的人员进行传阅。
领导意见	可以选择一个表单字段专门用于填写单位领导的意见，流转中单位领导的意见会按顺序填入该字段。单位领导用数据字典（编号99）定义，字典项为领导姓名，从上到下为领导顺序。
部门意见	可以选择一个表单字段专门用于填写部门负责人的意见，流转中部门负责人的意见会填入该字段。部门负责人用数据字典（编号98）定义，字典项为部门负责人的姓名。
意见填写的方式	填写意见字段中本环节意见的填入方式。追加：加到已有的意见的后面（默认方式）；覆盖：覆盖已有的意见；最前面：插到已有的意见的前面。
没填意见时的处理	办理人没有填写意见就直接提交时的处理方式。已阅：意见填入“已阅”（默认方式）；空白：不处理（意见字段没有，意见汇总也没有）；签名：意见字段填入签名，如：许国华 2019-05-15，意见汇总没有；必填：必须填写意见（没有填写意见会弹出提示框，不能提交）。
办理时限（天）	可设置本环节的办理期限，直接设置天数，或设置一个表单字段（“数值”类型的字段）用于流转中指定办理期限。超过办理期限，在视图中，标题会显示成红色。
提交时弹出的提示文字	如果这里设置了文字，提交时将会弹出带有该文字的确认框。例如：签发环节，可设置“是否要签发？”。
打开表单时进入编辑状态	勾选该项，打开表单时，如果没有其他办理人正在编辑，就直接进入编辑状态（可编辑字段处于编辑状态）。

四、流程的其它要点

1、条件分支

条件分支是指在某个环节上有多个流向，通过为每一个流向定义条件，提交时系统自动计算条件，并选择执行条件成立的流向。定义条件时要保证：任何情况下有一个流向条件成立，并且只有一个流向条件成立。

双击“流向”，就会弹出条件定义页面，可以选择表单字段、比较符和输入比较值。可以根据需要设置两组条件，并选择两组之间的关系（“并且”就是“与”，“或者”就是“或”）。

2、流转结束进入新流程

进入新流程是指一个流程的工作流转结束时，自动进入另一个流程创建新工作，并将原流程工作中的表单字段和附件复制到新流程工作中。

双击“结束”环节，就会弹出进入新流程设置页面，勾选“进入新流程”后，就可以进行设置。可以只设置一个流程；也可以设置多个流程，届时由办理人再选择其中之一。

3、并行流程定义

实际中有些工作需要在多个部门并行办理，我们可以通过创建包含“并行处理”的流程来实现。这种流程有一个“并行开始”环节和一个“并行合并”环节，它们之间的流程部分就是“并行处理流程”，并行开始之后的一个流向称为一路。并行开始时，当前表单被复制成多份，每一路使用一份独立表单，按照自己的流程进行办理。多路并行是同时在进行的，一直到“并行合并”环节。所有并行都到达“并行合并”后，按需要合并的表单字段，将多份表单合并成一份，然后进入后面的环节进行处理。

五、流程示例

1、费用申请流程

这是一个条件分支的典型应用，“填写”提交后，根据创建人的岗位和角色自动决定流向。一般人员提交“部门主管审批”，部门主管提交“主管领导审批”，公司领导（副总经理和总经理助理等）提交“总经理批”，总经理由“副总批”。

流程绑定的表单：

2、内部办文流程

这是一个报告和办理流程实例，相关部门和各级领导都参与办理过程，最后记录办理结果。

流程绑定的表单：

结语：

经过我们三代产品的不断改进，现在的流程定制方式已经简单顺畅。流程中选项很多，这些选项都来源于实际应用场景，正是这些选项支撑着复杂流程。