OA工作流之“流程定制”

流程是一类工作的处理规则，例如发文处理、收文处理、工作请示、采购申请、出差申请等等。一个流程绑定一个表单，用于创建工作文档；一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限处理文档。

新一代钛生智能办公系统中，系统管理员可在“流程定制”模块中定制本单位的各种流程；还可设置部门管理员，部门管理员可定制和维护本部门负责的流程。可视化的流程定制环境，通过“拖” “拉”形成流程图，双击流程图中的元素，在弹出窗口中设置信息，这样就可完成任何复杂流程的定制。

一、可视化的流程定制界面

流程定制过程：新建 -> 设置流程基本属性 -> 先“拖”出所有环节（块）-> 从环节“拉”出需要的流向（线），这就有了流程图 -> “点击”流程图中的块，就会弹出环节信息窗口 -> 完成所有环节设置后，就可以启用流程了。

1、新建

点击【新建】按钮，弹出“流程基本信息”页面，输入和选择页面中的信息后，按【确定】，进入流程画面。

2、“拖”出环节

从流程画面左侧的“环节样本”中，拖出所需的环节，拖到适当的位置后释放。“开始”只能有一个，“结束”也只能有一个，“中间环节”（空白矩形）根据需要可以任意多个。已拖出的环节在画面上还可拖动，或改变方块的大小。

3、“拉”出流向

光标移到一个环节上（这时环节上会显示8个小圆点），从任一圆点可拉出一条带箭头的线，拉到下一个环节的任一圆点，这就完成了一个流向。移动流向与环节的连接线段，还可以改变连接点。

通过2和3的操作，就可以在画面上得到完整的流程图。利用“图形对齐”、“匹配大小”和“图形分布”等操作，可使流程图整齐美观。操作时，先按住Ctrl键，鼠标选中多个·环节，然后到菜单中选择相应的操作。

4、定义环节信息等

双击一个环节，会弹出“环节信息”窗口，窗口中的选项用于定义该环节的办理人、办理权限和办理方式等。

5、启用流程

流程启用时，会自动进行完整性校验，启用后就可以在工作流转中使用了。要修改流程，需要先停用流程，停用和修改流程不会影响已在流转的工作。

二、流程的基本信息

新建流程时会弹出“流程基本信息”页面，已有的流程在画面中双击空白处，也会弹出“流程基本信息”页面，该页面用于设置一个流程的基本信息。

流程名称：必须的。

所属类别：输入或选择一个已有的类别，这样就可以对本单位所有流程进行一个分类。必须的。

表单绑定：流程所使用的表单，从已定制并启用的表单中选择一个。必须的。

设为自由流程：流程分两种：“一般流程”和“自由流程”；自由流程是一种特殊流程，具有很大的灵活性，开始之后，它可以在各个环节自由流转，定制时无须设置中间流向。这里决定该流程属于哪一种。

流程管理者：流程管理者可以在“流转监控”中查看该流程正在流转的工作，并可进行一定的干预（催办、特送、解锁、删除等）。

流程使用人：使用人可以使用该流程新建流转工作。必须，没有使用人流程就没有任何意义。

填写传阅意见字段：用于流转中“传阅” 时，填写传阅人的意见。如果这里没设置，传阅人的意见只能在“意见汇总”。非必须。

填写领导传阅意见字段：如果设置了该字段，单位领导的传阅意见会按领导排序填入到该字段。单位领导用数据字典（编号99）定义，字典项为领导姓名，从上到下为领导顺序。

自动生成标题：可设置由表单字段（或表单字段与文本的组合）自动生成流转工作的标题。新建工作提交时，根据相应字段的内容产生工作标题。非必须。

归档文件夹：工作流转结束时，归档到文件库中的哪个文件夹。也可选择“流转结束时指定”，由最后一个办理人去确定。或选择“不归档”，流转结束直接删除。

流程结束通知：可根据需要设置，流转结束时会发短信通知相关人员。

流程说明：这里输入的说明信息，可在流转工作中点击按钮查看。

三、环节信息

双击流程图中的一个环节，会弹出“环节信息”窗口。环节信息窗口有三个标签页，基本信息、办理权限和高级选项，页面中的选项用来定义一个环节的办理人、办理权限和办理方式等。

1、基本信息

环节名称环节名称。必须。
办理人可以设置具体的办理人，也可以选择“由上环节指定”（上环节提交时，会弹出“组织机构”，让其指定下环节的办理人），还可以选择“由创建人办理”。
由创建人所在部门的人员办理这是一个对前面设置的办理人的补充选项，勾选该项，流转时会自动提交到办理人中与创建人同部门的人员。
选择具体办理人这也是一个对办理人的补充选项，勾选该项，该环节的上一个环节提交时，如果计算出有多个办理人，就会弹出窗口，让其选择具体的办理人。
需全部办理人共同办理，或 只需其中一办理人办理如果选择“只需其中一办理人办理“，该环节有多个办理人时，其中一人“签收”了工作，就由其办理，其他办理人无需办理。 “需全部办理人共同办理”就是所有办理人都要办理。
将办理意见填写到表单字段中可以选择一个表单字段（多行文本），该环节的办理人填写的意见会自动填写到该字段。（填写的意见都会进入意见汇总，如果这里没有指定字段，意见只能在意见汇总中查看。）
将办理人信息填写到表单字段中非必须。可以选择表单字段，自动填写该环节办理人的部门、姓名、办理时间。
新工作到达时短信提醒勾选该项，新工作到达时会发送短信提醒，短信中包含链接，可以直接打开工作进行办理。

2、办理权限

允许查看意见汇总办理人可以查看意见汇总
允许打印办理人可以打印表单
允许跟踪后续办理过程办理人可以在“后续跟踪”视图中，查看工作的后续办理情况。
允许传阅办理人具有【传阅】按钮，可将工作发送给相关人员传阅。
允许退回办理人具有【退回】按钮，可将工作退回。退回时，可以选择“退回到上一环节”或“退回到创建人”。
退回上一环节“允许退回” 的补充选项。“退回”操作时无需再选择，直接退回到上一环节。
退回后意见重填勾选该项后，退回时，上环节意见变为未生效意见，重新填写的意见将取代原来的意见，本环节没有意见（即使填写了意见也不会加入）。 这是另一种处理方式，默认方式是：不会取消已经生效的意见，并且本环节的意见也会加入。
允许加签办理人具有【加签】按钮，通过加签操作，可以为本环节增加办理人。加签操作有三种，前加签：新增办理人先办理，然后再回到自己；后加签：表示自己已办理完，由新增办理人再办理；并加签：新增办理人和自己同时办理。
允许编辑附件可以增加附件和删除附件（只能删除本人在本环节上传的附件）。
允许编辑表单可以编辑表单，可编辑的表单字段在下面选择，没有选上的字段还是无法编辑。
可编辑字段可以编辑表单时，选择本环节可以编辑的表单字段。
必填的字段选择本环节必须填写的表单字段，表单中会以背景颜色表示，提交时会进行验证。
收文登记办理人具有【收文登记】按钮，可以进行收文登记操作。（办理人还必须是“收发文登记”模块中收文登记的管理员，否则按钮不会出现。）
发文登记办理人具有【发文登记】按钮，可以进行发文登记操作。（办理人还必须是“收发文登记”模块中发文登记的管理员，否则按钮不会出现。）

3、高级选项

办理人字段办理人由这里选择的表单字段来指定。如果在“基本信息”中没有设置办理人，可在此设置一个表单字段（“组织机构”类型的字段），用于流转中指定本环节的办理人。
只能指定一个办理人“办理人由上环节指定” 的补充选项。在基本信息中勾选了办理人“由上环节指定”，这里勾选该项将限制只能指定一个办理人。
同时选择传阅人“办理人由上环节指定” 的补充选项。这里勾选“同时选择传阅人”，上环节提交时，会弹出“选择办理人和传阅人”窗口，选择下一环节的办理人，同时可选择要传阅的人员。
提交时选择是否增加办理人勾选该项，提交时会弹出“提交方式”窗口，让其选择“办理完成” 或 “继续办理“；如果选择”继续办理“，则会弹出组织机构，选择为本环节增加新的办理人。（该功能等同于”后加签“）。
提交下一环节时传阅人字段这里可以设置多个表单字段（“组织机构”类型的字段），提交时，会按这些表单字段中的人员进行传阅。
领导意见可以选择一个表单字段专门用于填写单位领导的意见，流转中单位领导的意见会按领导的排序填入该字段。 单位领导用数据字典（编号99）定义，字典项为领导姓名，从上到下为领导顺序。
部门意见可以选择一个表单字段专门用于填写部门负责人的意见，流转中部门负责人的意见会填入该字段。 部门负责人用数据字典（编号98）定义，字典项为部门负责人的姓名。
意见填写的方式填写意见字段中本环节意见的填入方式。追加：加到已有的意见的后面（默认方式）；覆盖：覆盖已有的意见；最前面：插到已有的意见的前面。
没填意见时的处理办理人没有填写意见就直接提交时的处理方式。已阅：意见填入“已阅”（默认方式）；空白：不处理（意见字段没有，意见汇总也没有）；签名：意见字段填入签名，如：许国华 2019-05-15，意见汇总没有；必填：必须填写意见（没有填写意见会弹出提示框，不能提交）。
办理时限（天）可设置本环节的办理期限，直接设置天数，或设置一个表单字段（“数值”类型的字段）用于流转中指定办理期限。超过办理期限，在视图中，标题会显示成红色。
提交时弹出的提示文字如果这里设置了文字，提交时将会弹出带有该文字的确认框。例如：签发环节，可设置“是否要签发？”。
打开表单时进入编辑状态勾选该项，打开表单时，如果没有其他办理人正在编辑，就直接进入编辑状态（可编辑字段处于编辑状态）。

四、流程的其它要点

1、条件分支

条件分支是指在某个环节上有多个流向，通过为每一个流向定义条件，提交时系统自动计算条件，并选择执行条件成立的流向。定义条件时要保证：任何情况下有一个流向条件成立，并且只有一个流向条件成立。

双击“流向”，就会弹出条件定义页面，可以选择表单字段、比较符和输入比较值。可以根据需要设置两组条件，并选择两组之间的关系（“并且”就是“与”，“或者”就是“或”）。

2、流转结束进入新流程

进入新流程是指一个流程的工作流转结束时，自动进入另一个流程创建新工作，并将原流程工作中的表单字段和附件复制到新流程工作中。

双击“结束”环节，就会弹出进入新流程设置页面，勾选“进入新流程”后，就可以进行设置。可以只设置一个流程；也可以设置多个流程，届时由办理人再选择其中之一。

3、并行流程定义

实际中有些工作需要在多个部门并行办理，我们可以通过创建包含“并行处理”的流程来实现。这种流程有一个“并行开始”环节和一个“并行合并”环节，它们之间的流程部分就是“并行处理流程”，并行开始之后的一个流向称为一路。并行开始时，当前表单被复制成多份，每一路使用一份独立表单，按照自己的流程进行办理。多路并行是同时在进行的，一直到“并行合并”环节。所有并行都到达“并行合并”后，按需要合并的表单字段，将多份表单合并成一份，然后进入后面的环节进行处理。

结语：

经过我们三代产品的不断努力，现在的流程定制环境已经简单顺畅，人人都能掌握。流程中选项很多，这些选项都来源于实际需求，正是这些选项支撑着复杂流程。